Ευεξία

Καθυστερημένη απάντηση: Γιατί έχω στείλει Email αυτό το έτος


Την ίδια ώρα αύριο

ΠΡΟΣ ΤΟ: Συναδέλφους, γνωστούς, φίλους και οικογένεια

BCC: Όποιος έβαλε το όνομά μου σε μια μαζική λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

ΘΕΜΑ: Είμαι Ditching Email-και γιατί πρέπει, πάρα πολύ

Μπορώ να εντοπίσω την ακριβή στιγμή το πρωί, όταν ο καρδιακός παλμός μου επιταχύνεται, οι ώμοι μου τεταμένοι και τα επίπεδα στρες μου ακουμπούν. Είναι συνήθως στις 9 π.μ., όταν φτάνω στο γραφείο μου, ενεργοποιήστε τον υπολογιστή μου και ανοίξτε το email μου. Δεν θα έπρεπε να είναι ένα ιδιαίτερα δύσκολο εγχείρημα, αλλά αφού πέρασα εβδομάδες μακριά από την οθόνη μου κατά τη διάρκεια των διακοπών, συνειδητοποίησα ότι είναι ένα ασφαλές σβήσιμο του στρες - και το έχω αφήσει να καταλάβει το πρωί μου καθημερινά για τα τελευταία εννέα χρόνια.

Μπορεί να ακούγεται μελοδραματικό, αλλά η επιστήμη προτείνει ότι η απόκριση μου δεν είναι απομονωμένη. Το ping μιας ειδοποίησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενεργοποιεί την ντοπαμίνη, η οποία "σας κάνει να περιηγηθείτε στις ιδέες και να προωθήσετε την αναζήτηση πληροφοριών", δήλωσε ο Susan Weinschenk Ph.D. Ψυχολογία σήμερα. «Το σύστημα ντοπαμίνης είναι ισχυρότερο από το οπιοειδές σύστημα. Έχετε την τάση να αναζητάτε περισσότερο από ότι είστε ικανοποιημένοι».

Ναι, αυτή η ψυχολογική αντίδραση είναι πραγματική και δημιουργεί ένα πρόβλημα για την παραγωγικότητα. Σύμφωνα με τον Weinschenk, αυτό προκαλεί έναν "βρόχο ντοπαμίνης", όπου συνεχίζουμε να ελέγχουμε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις πράξεις δράσης - τα οποία στην πραγματικότητα δεν ισοδυναμούν με πρόοδο. Στην πραγματικότητα, μια μελέτη που δημοσιεύθηκε στο Business Review του Χάρβαρντ διαπίστωσε ότι η ανάκαμψη της ορμής μετά από μια ψηφιακή διάσπαση της προσοχής μπορεί να πάρει, κατά μέσο όρο, προς τα πάνω των 20 λεπτών.

Μόλις άρχισα να θέτω σε λειτουργία ώρες ματαιοδοξίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όταν δεν μου επιτρέπεται να ελέγχει ή να απαντά σε μηνύματα, η παραγωγικότητα μου έφτασε, ίσως επειδή έκανα τη δική μου ατζέντα. "Το email καταναλώνει τόσο πολύ χρόνο", λέει ο επιχειρηματίας Tim Ferriss. "Κατ 'αρχάς, επειδή είναι η ατζέντα όλων των άλλων για το χρόνο σας, συχνά συμπεριλαμβανομένων κατασκευασμένων έκτακτων περιστατικών. Δεύτερον, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας επιτρέπει να ξεγελάσετε τον εαυτό σας για να σκεφτείτε ότι είστε παραγωγικοί". Έχει το φαινόμενο της κεφαλής της Medusa: Για κάθε 10 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαντάμε και διαγράφετε, άλλα 10 φυτρώνουν στη θέση του.

Για το λόγο αυτό, ζητώ από όλους όσους γνωρίζω να σέβονται τον ψηφιακό χώρο μου, όπως είναι ο προσωπικός του χώρος: Στείλτε μου μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση την ανάγκη να γνωρίζω (ας κλείσουμε τα BCC), εμπιστευτείτε ότι θα απαντήσω όταν το επιτρέπει ο χρόνος, και καταλαβαίνω ότι η προτεραιότητά μου είναι να παράγουμε εξαιρετική δουλειά - να μην πυροδοτήσουμε μια απάντηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ταχύτητα εγγραφής. Εδώ είναι το νέο σύνολο των κανόνων που έχω αρχίσει να εργάζονται και γιατί μπορεί να αξίζει τον χρόνο σας, too.V

ΚΑΝΟΝΑΣ 1: Ρυθμίστε τους χρόνους επιστροφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όταν αφήνουμε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ανοιχτό όλη την ημέρα, τρέχοντας στο παρασκήνιο ενώ εργαζόμαστε σε άλλες εργασίες, θολώνει τη διάκριση μεταξύ δύο διαφορετικών τρόπων εργασίας: ενεργητικός και ανταποκρινόμενος. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μας βάζει σε μια ευχάριστη κατάσταση - παίζουμε διαρκώς, επιστρέφουμε σε άλλους ανθρώπους, ενεργούμε με τα αιτήματά τους και κοσκινίζουμε τα μηνύματα για να καθορίσουμε ποια είναι σημαντικά. Με τη διάρθρωση της ημέρας μου γύρω από τους χρόνους συσσώρευσης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είμαι σε θέση να διασφαλίσω ότι οι εργασίες προστιθέμενης αξίας λαμβάνουν τον μεγαλύτερο χρόνο εκπομπής.

Εδώ είναι πώς λειτουργεί στην πράξη:

9-10 π.μ .: Ελέγξτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απαντήστε και καταθέστε τα μακριά.

10 π.μ. - 1 μ.μ .: Ολοκληρώστε καθήκοντα προτεραιότητας (στην περίπτωσή μου, καταθέστε μια ιστορία ή κάντε μια συνέντευξη). Οι συνεργάτες μου με πείζουν αν υπάρχει κάτι επείγον.

1-1: 30 μ.μ .: Στείλτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και διαβάζετε / απαντάτε μόνο σε έγκυρα μηνύματα.

1: 30-5 μ.μ .: Εστίαση σε δευτερεύουσες εργασίες.

5-6 μμ .: Ελέγξτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απαντήστε και καταγράψτε τα μέχρι να είναι κενά τα εισερχόμενα.

ΚΑΝΟΝΑΣ 2: Δοκιμάστε τον κανόνα της άμεσης επαφής

Αυτός ο κανόνας είναι απλά θεωρητικός, αλλά πολύ πιο δύσκολος στην πράξη: Μόλις ανοίξει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να το διαβάσετε σωστά και στη συνέχεια να ακολουθήσετε τα στοιχεία δράσης και να τα καταγράψετε χωρίς εξαιρέσεις. Μπορεί να ακούγεται άκαμπτο, αλλά αυτός ο κανόνας αποτρέπει την συσσώρευση email, πράγμα που σημαίνει ότι θα σταματήσετε να χρησιμοποιείτε τα εισερχόμενά σας ως μια λίστα ψηφιακών εργασιών. Αντί να αφήνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να σας υπενθυμίζουν να ολοκληρώσετε μια εργασία, κρατήστε μια λίστα εργασιών για να γράψετε και αρχειοθετήστε το email. Βρήκα πολύ χρήσιμο να σταματήσω την αναβολή.

ΚΑΝΟΝΑΣ 3: Διακοπή Αποκλήσεως

Κατά τη διάρκεια των πρώτων ημερών που δοκιμάζω τη ρουτίνα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μου (ή αντι-ηλεκτρονικό ρουτίνα), αισθάνθηκα έναν τόνο της ενοχής. Αλλά τελικά, συνειδητοποίησα ότι πολύ λίγα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πραγματικά επείγοντα και για να επικοινωνήσουμε με αυτό, πρέπει να γίνουμε καλύτεροι αποστολείς. Τώρα, όταν στέλνω ένα επείγον μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διαπιστώνω ότι είναι έγκαιρη στη γραμμή θέματος και ορίζετε μια σαφή προθεσμία, με έντονη γραφή, στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μία λέξη που εξαλείφεται τώρα από το λεξιλόγιό μου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Συγνώμη. "Για τόσες πολλές γυναίκες, η συγνώμη είναι αναπόφευκτα συνδεδεμένη με την αντίληψη μας για ευγένεια", γράφει ο Sloane CrosleyΝιου Γιορκ Ταιμς op-ed. Υποστηρίζει ότι πρέπει να σταματήσουμε να χρησιμοποιούμε τη συγγνώμη ως λέξη πλήρωσης με ελάχιστη σημασία και να χρησιμοποιούμε πιο δυναμική γλώσσα. Εξάλλου, από τότε που βάζω μια ρουτίνα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλο το 24ωρο, αισθάνομαι λιγότερο άγχος, περισσότερο εστιασμένη και παράγουν καλύτερη εργασία από ό, τι έχω μέσα σε μήνες - και αυτό δεν λυπάται.